Kuinka pitää tuottavia ja viihtyisiä kokouksia?

Tunnistatko tilanteen? Olet työpäivän aikana juuri päässyt uppoutumaan työhösi ja pääsemässä flow-tilaan. Näpytät vimmatusti näppäimistöä, ajatukset nousevat kirkkaina mieleesi ja olet menettänyt ajantajun.

Kesken tämän kaiken kalenterisi ilmoittaa, että sinulla on kokous viiden minuutin päästä. Uppoutuminen keskeytyy, laahaat itsesi kokoushuoneeseen, josta palaat työsi ääreen pää tyhjänä ja mietit, että koko kokous oltaisiin voitu hoitaa yksinkertaisella sähköpostilla?

Aivoilla kestää noin 25 minuuttia keskittyä uudestaan tehtävään keskeytyksen jälkeen, joten kokoukset voivat estää työntekijää pääsemästä ”syvään työhön” (deep work), kuten professori Cal Newport sanoo.

Tästä huolimatta kokoukset ovat välttämättömiä yhteistyön kannalta. Tehokkaat kokoukset auttavat ehkäisemään konflikteja, rakentamaan ihmissuhteita, tarjoamaan oppimismahdollisuuksia ja parantamaan viestintää. Miten tehostat kokouksiasi?

Syy ja suunnitelma

Kokouksen pitäjän tulisi antaa osallistujille sen pohjimmainen idea jo etukäteen ja antaa heille tarpeeksi aikaa valmistautua siihen. Jo sinulla on vaikeuksia kaivaa esille kokouksen syy tai luoda sen suunnitelma, niin ehkä kokous ei ole tarpeellinen?

Parkinsonin laki

”Työ täyttää sille varatun ajan.” Kokoukseen tulisi varata mahdollisimman lyhyt aika ja käyttää se. Jos varaat tunnin, niin kokous myös kestää tunnin. Professori Steven Rogelbergin mukaan kokouksen laatu on aivan yhtä hyvä, kun sille annetaan puolet vähemmän aikaa.

Tee muistiinpanoja

Muistiinpanot tulisi laittaa talteen kokouksien jälkeen ja pistää jakoon – varsinkin jos kokouksessa tehdään päätöksiä. Osallistujilla (ja niillä, jota eivät ole päässeet paikalle) tulisi olla mahdollisuus palata muistiinpanoihin tarvittaessa jälkikäteen.

Määritä osallistujien roolit

Osallistujien tulee tietää etukäteen, että mikä on heidän roolinsa kokouksessa. Onko se heidän asiantuntijuutensa, johtaa keskustelua vai tehdä muistiinpanoja? Tämä ei pelkästään auta osallistujia valmistautumaan etukäteen, vaan myös kirkastaa kokouksen pitäjän mielessä, että keitä tarkalleen kokoukseen tarvitaan.

Jos painit esimiestyön ongelmissa, niin ole meihin yhteydessä! Esimiesvalmennus on olennainen työkalu organisaation kokonaisvaltaisessa kehittämistyössä. Hälsan esimiesvalmennuksissa pääpaino on strategisessa ihmisten- ja työhyvinvoinnin johtamisessa.